INFORMATIVA CIRCA IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI RILASCIATA EX ARTT. 13-14 REG. U.E. 679/2016
La società Mespic S.r.l., nella sua qualità di titolare del trattamento dati, in persona del legale rappresentante pro-tempore, ai sensi e per gli effetti degli art. 13 e 14 del Regolamento U.E. 679/2016 (G.D.P.R.), con la presente informa gli interessati circa i principali aspetti inerenti il trattamento dei dati personali raccolti, nello svolgimento della propria attività imprenditoriale.
Per favorire la lettura e la comprensione da parte dei destinatari, la presente informativa è suddivisa in sezioni relative alle diverse categorie di soggetti interessati ed altri fattori rilevanti in ambito di trattamento dati personali, secondo il seguente indice:
1. Titolare del trattamento
2. Fornitori
2.1 Dati trattati
2.2 Finalità del trattamento
2.3 Base giuridica del trattamento
2.4 Fonte di provenienza dei dati personali
2.5 Natura del conferimento dati.
3. Clienti
3.1 Dati trattati
3.2 Finalità del trattamento
3.3 Base giuridica del trattamento
3.4 Fonte di provenienza dei dati personali
3.5 Natura del conferimento dati.
4. Referenti di partner commerciali
4.1 Dati trattati
4.2 Finalità del trattamento
4.3 Base giuridica del trattamento
4.4 Fonte di provenienza dei dati personali
4.5 Natura del conferimento dati.
5. Modalità del trattamento
6. Trasferimento dati all’estero
7. Accesso ai dati
8. Comunicazione dei dati
9. Conservazione dei dati
10. Diritti degli interessati
11. Modalità di esercizio dei diritti
1. Titolare del trattamento
Società: MESPIC S.R.L.
Sede legale: 48018 Faenza (RA), Via Pana n. 36
C.F. e P.IVA: 02315240396
Tel.: +39 0546 660956
Sito web: www.mespic.it
E-Mail: info@mespic.com
2. Fornitori
2.1 Dati trattati
In relazione all’attività di acquisto di beni o servizi, oggetto di contratto stipulato fra le parti, il Titolare raccoglie e tratta le seguenti tipologie di dati personali riferiti ai propri fornitori: Dati anagrafici e identificativi quali nome e cognome, azienda, titolo, e-mail, indirizzo, paese, contatti telefonici; Dati di tipo amministrativo (dati legali, dati fiscali, condizioni di fatturazione e pagamento, coordinate bancarie, ecc.); Altri eventuali dati rilevanti per la gestione del rapporto commerciale; Qualifiche, certificazioni e idoneità del fornitore.
2.2 Finalità del trattamento
Il Titolare tratta le sopra elencate categorie di dati personali nel perseguimento delle seguenti finalità:
Selezione, qualificazione e gestione dei fornitori;
Gestione del rapporto contrattuale;
Finalità amministrative, fiscali e contabili;
Gestione del contenzioso;
Gestione di reclami e/o infortuni;
Inoltro di comunicazioni commerciali a scopo informativo, promozionale o pubblicitario;
Assolvimento di obblighi di legge connessi a norme civili, fiscali, tributarie, contabili, assicurative, in materia di antiriciclaggio e di sicurezza sul lavoro.
2.3 Base giuridica del trattamento
Il trattamento dei dati personali è lecito in quanto fondato sulle seguenti basi giuridiche: il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso; Il trattamento è necessario per il legittimo interesse del Titolare del Trattamento in relazione all’attività imprenditoriale; il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento. il Titolare potrebbe essere obbligato in forza di vigenti disposizioni di legge a raccogliere determinate informazioni sul fornitore. Tali obblighi possono riguardare, ad esempio, i requisiti di sicurezza, il regime fiscale, le certificazioni professionali, le idoneità mediche e le assicurazioni.
2.4 Fonte di provenienza dei dati personali
I dati personali sopraelencati sono conferiti direttamente dai fornitori.
2.5 Natura del conferimento dati
Il conferimento dei dati è obbligatorio ai fini dell’apertura e della gestione dei contratti. L’eventuale rifiuto di fornire tali dati potrebbe comportare la mancata o parziale esecuzione del contratto e la mancata prosecuzione del rapporto.
3. Clienti
3.1 Dati trattati
In ambito di erogazione dei propri servizi, il Titolare raccoglie e tratta le seguenti tipologie di dati personali riferite alla clientela:
Dati anagrafici e identificativi quali nome e cognome, azienda/ente, titolo, e-mail, indirizzo, paese, contatti telefonici;
Dati di tipo amministrativo (dati legali, dati fiscali, condizioni di fatturazione e pagamento, coordinate bancarie, ecc.);
Altri eventuali dati rilevanti per la gestione del rapporto contrattuale.
3.2 Finalità del trattamento
Il Titolare tratta le sopra elencate categorie di dati personali nel perseguimento delle seguenti finalità:
Gestione del rapporto contrattuale;
Finalità amministrative, fiscali e contabili;
Gestione del contenzioso;
Inoltro di comunicazioni commerciali a scopo informativo, promozionale o pubblicitario;
Assolvimento di obblighi di legge connessi a norme civili, fiscali, tributarie, contabili, assicurative, in materia di antiriciclaggio e di sicurezza sul lavoro.
3.3 Base giuridica del trattamento
Il trattamento dei dati personali è lecito in quanto fondato sulle seguenti basi giuridiche: il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso; Il trattamento può risultare necessario per il legittimo interesse del Titolare del Trattamento in relazione alla gestione del rapporto contrattuale; il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento.
3.4 Fonte di provenienza dei dati personali
I dati personali sopraelencati sono conferiti direttamente dalla clientela.
3.5 Natura del conferimento dati
Il conferimento dei dati è obbligatorio ai fini dell’apertura e della gestione dei contratti. L’eventuale rifiuto di fornire tali dati potrebbe comportare la mancata o parziale esecuzione del contratto e la mancata prosecuzione del rapporto.
4. Referenti di partner commerciali
4.1 Dati trattati
In ambito di gestione dei rapporti commerciali in essere con liberi professionisti o società partner, il Titolare raccoglie e tratta le seguenti tipologie di dati personali riferite al personale dipendente, ai referenti e/o ai responsabili di tali partner commerciali:
Dati anagrafici e identificativi quali nome e cognome, azienda/ente, titolo, e-mail, indirizzo, paese, contatti telefonici;
Qualifiche, certificazioni e idoneità dei dipendenti del partner commerciale (ove previsto da leggi, regolamenti o normative comunitarie, ovvero se indispensabile ai fini dell’esecuzione del contratto);
Altri eventuali dati rilevanti per la gestione del rapporto contrattuale.
4.2 Finalità del trattamento
Il Titolare tratta le sopra elencate categorie di dati personali nel perseguimento delle seguenti finalità: Selezione, qualificazione e gestione dei partner commerciali; Gestione del rapporto contrattuale con la società partner commerciale; Inoltro di comunicazioni commerciali a scopo informativo, promozionale o pubblicitario.
4.3 Base giuridica del trattamento
Il trattamento dei dati personali è lecito in quanto fondato sulle seguenti basi giuridiche: Il trattamento può risultare necessario per il legittimo interesse del Titolare del Trattamento in relazione alla gestione del rapporto contrattuale in essere con la società partner commerciale che l’interessato rappresenta; il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento. il Titolare potrebbe essere obbligato in forza di vigenti disposizioni di legge a raccogliere determinate informazioni sui dipendenti e rappresentanti delle società fornitrici (es. fornitura di mano d’opera). Tali obblighi possono riguardare, ad esempio, i requisiti di sicurezza, il regime fiscale, le certificazioni professionali, le idoneità mediche e le assicurazioni; Il trattamento può risultare necessario per il legittimo interesse del Titolare del Trattamento in relazione alla gestione del rapporto contrattuale.
4.4 Fonte di provenienza dei dati personali
I dati personali riferiti al personale dipendente, ai referenti e/o ai responsabili delle società partner commerciali, sono conferiti dai datori di lavoro di tali Interessati.
4.5 Natura del conferimento dati
Ad eccezione delle eventuali informazioni che il Titolare dovesse essere obbligato a richiedere in forza di apposite disposizioni di legge (es. requisiti di sicurezza, il regime fiscale, le certificazioni professionali, le idoneità mediche e le assicurazioni), il conferimento dei dati è facoltativo.
L’eventuale rifiuto, da parte delle società partner commerciali, di fornire le sopraelencate categorie di dati relativi a propri dipendenti, referenti o responsabili coinvolti nella gestione del rapporto commerciale in essere, potrebbe tuttavia compromettere l’esatta esecuzione del contratto, ovvero determinare il mancato rispetto delle tempistiche preventivate.
5. Modalità del trattamento
I dati saranno trattati in forma elettronica e cartacea, nel rispetto dei principi stabiliti dalla normativa di protezione dei dati personali. Il trattamento avverrà previa adozione di ogni misura di sicurezza, tecnica ed organizzativa, adeguata ai rischi per diritti e le libertà fondamentali degli interessati.
Le operazioni di trattamento saranno svolte dai dipendenti del Titolare, investiti di tale capacità mediante autorizzazione al trattamento, ovvero da soggetti terzi legittimati in virtù di apposita nomina a responsabili del trattamento.
6. Trasferimento dati all’estero
Nell’ambito delle operazioni di trattamento effettuate dal Titolare, i Suoi dati potrebbero essere trasferiti anche al di fuori dell’UE/SEE per soddisfare specifiche esigenze produttive/contrattuali, anche mediante l’utilizzo di risorse in cloud computing a fini di archiviazione e conservazione dati.
Il Titolare del trattamento garantisce l’adozione delle adeguate misure di sicurezza previste dalla normativa sulla protezione dei dati personali oltre all’esistenza di una idonea base giuridica per tali trasferimenti.
7. Comunicazione dei dati
Senza il Suo espresso consenso, il Titolare potrà comunicare i Suoi dati esclusivamente a Organismi di vigilanza, Autorità giudiziarie nonché a tutti gli altri soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge, ovvero necessaria ai fini di espletamento delle finalità sopraelencate. Il personale dipendete del Titolare, ovvero determinati fornitori di servizi in outsourcing, potranno accedere ai dati personali raccolti, trattandoli secondo il principio di necessità e minimizzazione, per dare esecuzione alle finalità sopraelencate. Il Titolare garantisce che tali soggetti terzi siano sempre vincolati da contratti che assicurino la protezione dei dati e i requisiti di riservatezza.
Nel dettaglio i i dati personali degli interessati potranno essere resi accessibili a:
Dipendenti e collaboratori del Titolare, nella loro qualità di incaricati e/o responsabili interni del trattamento e/o amministratori di sistema;
Società o altri soggetti che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento;
Autorità alle quali la comunicazione dei dati sia dovuta per legge.
8. Diffusione dei dati
I dati personali raccolti dal Titolare non saranno diffusi, ovvero non ne verrà data conoscenza a soggetti indeterminati, in nessuna possibile forma, inclusa quella della loro messa a disposizione o semplice consultazione.
9. Conservazione dei dati
Il Titolare conserverà i dati personali degli interessati per i periodi di seguito indicati: per il tempo necessario all’espletamento delle finalità sopraelencate e comunque per un periodo non superiore a 10 anni dalla raccolta; per 10 anni dall’esecuzione della prestazione, per finalità di tutela o esercizio di un diritto in giudizio, ai sensi dell’art. 2946 c.c; per 10 anni dall’esecuzione della prestazione, per scopi amministrativo–contabili, ai sensi dell’art. 2220 c.c.; per 2 anni dalla raccolta per finalità di marketing, ovvero sino al momento in cui l’interessato volesse esercitare il proprio diritto di revoca del consenso.
Decorsi tali termini di conservazione, i dati saranno distrutti o resi anonimi.
10. Diritti dell’interessato
Ai sensi degli artt. 13 co.2, 15- 22 Reg. E.U. 2016/679, Il Titolare informa gli interessati che, in merito al trattamento dei dati personali sopra descritto, Il Reg. E.U. 16/2679 garantisce loro i seguenti diritti:
Diritto di accesso ai dati personali: ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che la riguardano e, in tal caso, ottenere l’accesso ai dati personali e alle informazioni previste dall’art. 15 del Regolamento UE n. 679 del 2016;
essere informato dell’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, relativo ai propri dati;
qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, diritto a ricevere le informazioni disponibili sulla loro origine, nonché diritto a ricevere copia dei dati personali oggetto di trattamento;
Diritto di rettifica ed integrazione dei dati personali inesatti che La riguardano;
Diritto alla cancellazione dei dati personali che la riguardano laddove questi non siano più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; in caso di revoca del consenso ed in assenza di altro fondamento giuridico per il trattamento; in caso di opposizione, sempre che non sussista alcun motivo legittimo ex. 17, paragrafo 3, Reg. UE 679/16 per procedere al trattamento, nonchè in caso di trattamento illecito;
Diritto alla limitazione del trattamento quando: a) l’interessato contesti l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali; b) il trattamento risulti illecito ma l’interessato stesso si opponga alla cancellazione e chieda invece l’applicazione di misure di limitazione oppure c) chieda che il trattamento degli stessi avvenga per l’accertamento o difesa di un suo diritto in sede giudiziaria;
Diritto di proporre un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell’Autorità www.garanteprivacy.it.;
Diritto alla portabilità del dato dell’interessato ovvero il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano ed eventualmente trasmetterli a un altro titolare/responsabile del trattamento, qualora il trattamento si basi sul consenso o su un contratto e sia effettuato con mezzi automatizzati. Ove tecnicamente possibile, l’interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati da un titolare del trattamento ad un altro;
Diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali, compresa la profilazione, in particolare laddove il trattamento avvenga sulla base del legittimo interesse del titolare e previa esplicitazione dei motivi dell’opposizione, ovvero i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto;
Diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento: ove il trattamento non sia fondato su altra base giuridica i dati dell’interessato devono essere cancellati dal titolare;
Diritto di non essere sottoposto ad una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, salvo nei casi in cui la decisione: sia necessaria per la conclusione o l’esecuzione di un contratto tra l’interessato e un titolare del trattamento, sia autorizzata dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento o si basi sul consenso esplicito dell’interessato.
11. Modalità di esercizio dei diritti
L’interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti inviando: Raccomandata a Mespic S.r.l., via Pana n. 36, 48018 Faenza (RA), Italia; E-mail all’indirizzo: info@mespic.com
